Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

Cílem těchto Zásad zpracování a ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje jsou o fyzických osobách zpracovávány při poskytování služeb a prodeji zboží naší společností, k jakým účelům a jak dlouho naše společnost tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží. Zásady jsou účinné od 25. 5. 2018 a jsou vydány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“).

1. Správce osobních údajů, kontaktní údaje pro oblast GDPR

Správcem osobních údajů je společnost MANUTAN s.r.o., IČO 25820702, se sídlem Provozní, 5493/5, 722 00 Ostrava-Třebovice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského obchodního soudu v Ostravě pod spisovou značkou oddíl C, vložka 19221 ode dne 14.09.1998 (dále jen „Správce“). Jakékoli dotazy týkající se zpracovávání osobních údajů můžete zasílat na adresu sídla Správce, na emailovou adresu gdpr@manutan.cz nebo směřovat na tel. 800 24 24 24.

2. Rozsah zpracování a kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů Správci poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se Správcem, nebo které Správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností Správce. Správce zpracovává následující kategorie osobních údajů:

• a) jméno a příjmení, příp. akademický titul
• b) název obchodní firmy
• c) IČO, DIČ
• d) adresa trvalého pobytu
• e) adresa sídla nebo místa podnikání
• f) dodací adresa
• g) kontaktní e-mailová adresa
• h) kontaktní telefonní číslo
• i) pracovní pozice a/nebo funkce ve společnosti
• j) bankovní spojení
• k) záznamy o chování na internetových stránkách spravovaných Správcem získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči

3. Účel zpracování osobních údajů

Zpracovávání z důvodu splnění smlouvy, splnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Správce Poskytnutí osobních údajů nutných pro splnění smlouvy, plnění zákonných povinností Správce a ochranu oprávněných zájmů Správce je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebuje Správce souhlas subjektu osobních údajů.

Základní dílčí účely pro zpracování osobních údajů jsou zejména:

• a) procesy spojené s identifikací a možným kontaktováním zákazníka (plnění smlouvy)
• b) poskytování služeb a dodání objednaného zboží (plnění smlouvy)
• c) vyúčtování za služby, vystavení daňových dokladů (plnění smlouvy)
• d) plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)
• e) vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem)
• f) evidence dlužníků (oprávněný zájem)

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže v čl. 5 Zásad.

3.1 Zpracovávání údajů zákazníků s jejich souhlasem pro marketingové a obchodní účely

Se souhlasem subjektu údajů Správce zpracovává pro marketingové a obchodní účely osobní údaje za účelem možného vytvoření vhodné nabídky produktů a služeb Správce a v souvislosti s oslovením zákazníka, a to výhradně formou elektronické komunikace prostřednictvím kontaktní e-mailové adresy. Poskytnutí souhlasu k marketingovým a obchodním účelům je dobrovolné a subjekt údajů jej může kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti 10 let od jeho udělení nebo po dobu využívání služeb Správce a následujících 10 let poté nebo do doby, dokud jej subjekt údajů neodvolá. Pro marketingové a obchodní účely mohou být na základě souhlasu zpracovány veškeré kategorie údajů uvedené v čl. 2 těchto Zásad. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany Správce pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito Zásadami.

3.2 Zpracovávání cookies z internetových stránek provozovaných Správcem

V případě, že má subjekt osobních údajů ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies, zpracovává o něm Správce záznamy chování z cookies umístěných na internetových stránkách provozovaných Správcem, a to pro účely zajištění lepšího provozu internetových stránek Správce a pro účely internetové reklamy Správce. V případě uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely jsou tyto údaje zpracovány společně s ostatními osobními údaji pro tento účel.

4. Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádí Správce. Zpracování je prováděno v jeho provozovnách a sídle jednotlivými pověřenými zaměstnanci Správce, příp. zpracovatelem. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal Správce technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů. Při zpracování osobních údajů Správcem nedochází k automatizovanému rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR.

5. Doba zpracování osobních údajů

Ke zpracování osobních údajů dochází po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou údaje zpracovávány, a to v souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, ve spisovém a skartačním řádu Správce či v příslušných právních předpisech. Doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, je stanovena následovně:

• a) U zákazníků služeb, je Správce oprávněn v případě, že tito mají splněny veškeré své závazky vůči němu, zpracovávat v zákaznické databázi jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z jejich komunikace se Správcem po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy se Správcem.
• b) V případě zakoupení zboží od Správce je tento oprávněn zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje zákazníka, údaje o zboží a údaje z komunikace mezi zákazníkem a Správcem po dobu 4 let ode dne uplynutí záruční doby na zboží.
• c) V případě jednání mezi Správcem a potenciálním zákazníkem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je Správce oprávněn zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 6 měsíců od ukončení předsmluvního jednání.
• d) Daňové doklady vystavené Správcem jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i zákaznické smlouvy.

6. Kategorie příjemců osobních údajů

Správce při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od Správce, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od Správce a nesmí je využít jinak. Jde zejména o přepravce zboží, poskytovatele platebních bran, znalce, advokáty, auditory, správce IT systémů, poskytovatele internetové reklamy nebo obchodní zástupce. Každý takový subjekt Správce pečlivě vybírá a s každým je uzavírána smlouva o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.

7. Práva subjektů údajů

V souladu s GDPR náleží subjektu osobních údajů níže uvedená práva. Jedná-li se o práva vůči Správci, je subjekt údajů oprávněn je uplatňovat na kontaktních adresách uvedených v čl. 1 těchto Zásad.

7.1 Právo na přístup k osobním údajům

Podle čl. 15 GDPR má subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje právo získat od Správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k informacím o:

• a) účelech zpracování
• b) kategoriích dotčených osobních údajů
• c) příjemcích, kterým osobní údaje byly či budou zpřístupněny
• d) plánované době zpracování
• e) existenci práva požadovat od Správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování
• f) právu podat stížnost u dozorového úřadu
• g) veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů
• h) skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování
• i) vhodných zárukách při předání údajů mimo EU

V případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob má subjekt údajů dále právo požádat o kopii zpracovaných osobních údajů. V případě opakované žádosti je Správce oprávněn za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

7.2 Právo na opravu nepřesných údajů

Podle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných případně doplnění neúplných osobních údajů, které o něm Správce zpracovává. Subjekt údajů, má povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen poskytnout Správci součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracovává, nejsou přesné.

7.3 Právo na výmaz

Podle čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud Správce neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů.

7.4 Právo na omezení zpracování

Podle čl. 18 GDPR má subjekt údajů, do doby vyřešení podnětu, právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování. Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být předmětné osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu EU nebo některého jejího členského státu.

7.5 Oznamovací povinnost Správce ohledně opravy nebo výmazu osobních údajů nebo omezení zpracování

V případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů má Správce podle čl. 19 GDPR povinnost informovat jednotlivé příjemce osobních údajů o této skutečnosti, a to s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjektu údajů poskytne Správce subjektu údajů informaci o těchto příjemcích.

7.6 Právo na přenositelnost osobních údajů

Podle čl. 20 GDPR má subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl Správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat Správce o předání těchto údajů jinému správci, a to v případě, že ke zpracování osobních údajů došlo na základě uzavření a plnění smlouvy nebo na základě souhlasu subjektu údajů a jejich zpracování se provádí automatizovaně. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze takové žádosti vyhovět.

7.7 Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Podle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu Správce. V případě, že Správce neprokáže, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, Správce zpracování na základě námitky neprodleně ukončí.

7.8 Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely je možné kdykoliv odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle. Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.

7.9 Právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů

Subjekt údajů má podle čl. 34 GDPR právo být Správcem bez zbytečného odkladu informován o porušení zabezpečení osobních údajů přijatých Správcem, pokud je pravděpodobné, že porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob.

7.10 Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) v případě, že zjistí nebo se domnívá, že Správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy.

MANUTAN, s.r.o.

24.5. 2018